مديريت شغل چيست؟ راهنماي مبتدي براي فرآيند و فناوري
به‌عنوان يک کسب‌وکار جديد، ارائه شغلي که در دست داريد، اغلب اولويت شماره يک شماست و فکر کردن به بهينه‌سازي فرآيند معمولاً مشکل را حل ميکند.
صفحه‌گسترده‌ها، ايميل‌ها و راه‌حل‌هاي موقت ديگر به شما امکان مي‌دهند کار را انجام دهيد و به مرحله بعدي برويد.
با اين حال، زماني که کسب و کار شما شروع به رشد و افزايش پيچيدگي مي کند، ناگزير با چالش هايي مواجه خواهيد شد که مانع از دستيابي کسب و کار شما به پتانسيل کامل مي شود. ورود دستي داده ها و جابجايي اطلاعات بين سيستم هاي متعدد منجر به اتلاف زمان، خطاهاي مکرر و عدم مشاهده عمليات شما مي شود.
در اين پست وبلاگ، مفهوم مديريت شغل را معرفي مي کنيم، چارچوبي براي اينکه چگونه کسب و کار شما مي تواند چرخه شغلي شما را به طور کلي ببيند، و شروع به معرفي فرآيندها و فناوري هاي مفيد مي کنيم. بعلاوه، ما انواع مختلف نرم افزارهاي مديريت شغل را بيان مي کنيم تا بتوانيد راه حل هاي مناسب خود را کشف کنيد.
مديريت شغل چيست؟
مديريت شغل يک رويکرد سيستماتيک براي اجراي کليه فعاليتها در چرخه شغل و استفاده از بينش (هاي) بدست آمده از مشاغل براي بهبود مستمر عمليات تجاري است.
بياييد آن را تجزيه کنيم:
رويکرد سيستماتيک: مديريت شغل شامل کاربرد عمدي سيستم‌ها، فرآيندها و فناوري در نحوه اجراي مشاغل است تا بتوانيد داده‌هاي شغلي را جمع‌آوري کرده و گردش کار خود را در طول زمان بهينه کنيد.
انجام فعاليت‌هاي چرخه شغلي: مديريت شغل شامل بهينه‌سازي نحوه تکميل هر مرحله از چرخه شغلي توسط سازمان شما است تا کار کارآمد و دقيق ارائه شود.
بهبود مستمر عمليات تجاري: مديريت شغل شامل استفاده مداوم از داده ها براي انتخاب، اولويت بندي و بهبود مشاغل براي به حداکثر رساندن موفقيت و سود سازماني است.
چه نوع مشاغلي نياز به مديريت شغلي دارند؟
مديريت شغل براي هر کسب و کاري که کار را تکميل مي کند اعمال مي شود. در اين زمينه، يک شغل قطعه‌اي از کار است (اغلب کاري است که پرداخت ميشود و براي مشتري) با محصولات تحويلي مشخص و تاريخ شروع و پايان مشخص.
برخي از رايج ترين انواع مشاغل که مديريت شغلي را براي ارائه خدمات اعمال مي کنند عبارتند از:
شرکت هاي معماري
آژانس هاي خلاق و طراحي
مشاوران
خدمات ساخت و توسعه
شرکت هاي مهندسي
خدمات آي تي
شرکت هاي حسابداري و حسابداري
اين ليست مطمئناً جامع نيست - چندين صنعت و تجارت مرتبط ديگر (به عنوان مثال، محوطه سازي، نقاشي، برنامه ريزان عروسي) وجود دارند که مي توانند از مديريت شغل براي سازماندهي نحوه کار خود استفاده کنند.
مراحل چرخه مديريت شغل
چرخه شغلي شما شامل تمام فعاليت هايي است که براي مديريت مشاغل انجام مي دهيد. مديريت شغل مستلزم آن است که کسب و کارها به چرخه شغلي به عنوان يک سيستم منسجم فکر کنند، نه مجموعه اي از وظايف مجزا، با هدف افزايش کارايي بين مراحل.
با توجه به اينکه هر کسب و کار منحصر به فرد است ، چرخه شغل هر کس کمي متفاوت خواهد بود (برخي از مشاغل ممکن است بيشتر برآورد کنند ، در حالي که برخي ديگر فقط از نقل قول هاي قيمت استفاده مي کنند). به‌علاوه، اگر کسب‌وکار جديدتري هستيد، ممکن است بخش‌هايي از چرخه شغلي وجود داشته باشد که هنوز بايد آنها را اجرا کنيد - مانند رديابي زمان کارمند يا گزارش عملکرد. با اين حال، اکثر مشاغل خدمات حرفه اي مجموعه استانداردي از فعاليت ها را براي مديريت مشاغل تکميل مي کنند.
مديريت شغل چيست؟ چرخه کار براي مشاغل خدماتي
توجه به اين نکته مهم است که اين مراحل نيازي به انجام متوالي ندارند و بسياري از آنها مي توانند همزمان در جريان باشند. علاوه بر اين، داده‌هاي جمع‌آوري‌شده در يک مرحله اغلب براي انجام فعاليت ديگري در چرخه (مثلاً مديريت جدول زماني و مديريت کار در حال انجام) ضروري است.
تعريف چرخه مديريت شغل کسب و کار شما
همانطور که گفته شد، چرخه مديريت شغلي هر کسب و کاري متفاوت است. وقت گذاشتن براي تعريف چرخه مديريت شغلي شما براي درک فعاليت هايي که ممکن است به طور ناکارآمد اتفاق بيفتند مفيد خواهد بود (و بنابراين از فرآيندهاي متفکرانه و/يا فناوري مناسب براي مديريت بهتر بهره مي برد).
در زير ، ما ده مرحله اصلي چرخه شغل معمولي و ملاحظاتي را که با هر مرحله همراه است ، بيان کرده ايم. از اين موارد به عنوان نقطه شروع براي تعريف چرخه مديريت شغل خود استفاده کنيد:
رهبري و مديريت ارتباط با مشتري: تيم شما چگونه فعاليت هاي مرتبط با سرنخ ها را دنبال مي کند؟ چگونه داده‌هاي سرنخ را از وبسايت خود دريافت مي‌کنيد و از آن داده‌ها براي ايجاد مظنه يا تخمين استفاده مي‌کنيد؟ چگونه کسب و کار شما تمام مخاطبين پايگاه داده شما را مديريت مي کند؟
نقل قول، برآورد و مديريت بودجه: چگونه يک پيشنهاد يا برآورد پذيرفته شده را به يک شغل فعال تبديل مي کنيد؟ چگونه اندازه مي‌گيريد که آيا بودجه را دنبال مي‌کنيد تا قيمت پيشنهادي يا تخميني خود را برآورده کنيد؟
مديريت وظايف: چگونه وظايف را به کارمندان اختصاص مي دهيد؟ کارمندان شما چگونه مي دانند که چه وظايفي به آنها محول شده است و چه مقدار زمان بايد به هر شغل اختصاص داده شود؟ تيم شما چگونه کارهاي آينده، در حال انجام، در حال تعليق يا لغو شده را مديريت مي کند؟
برنامه ريزي و مديريت ظرفيت: چگونه وظايف را براي کارکنان برنامه ريزي مي کنيد تا نرخ بهره برداري بهينه را حفظ کنيد؟ از کجا مي دانيآيا تيم شما ظرفيتي براي انجام پروژه هاي آينده دارد؟
مديريت برگه زماني: چگونه زمان کارمند را رديابي مي کنيد و آن را به شغل صحيح اختصاص مي دهيد؟ چگونه از داده هاي جدول زماني کارکنان براي درک نرخ بهره وري استفاده مي کنيد؟
مديريت ايميل و اسناد: تيم شما چگونه اسناد را مديريت مي کند و همه اطلاعات مربوط به مشتري يا شغل را به اشتراک مي گذارد؟
خريد و مديريت هزينه: چگونه هزينه‌ها را به شغل و هزينه به مشتري، در صورت لزوم، رديابي و تخصيص مي‌دهيد؟ چگونه سفارشات خريد و همگام سازي صورتحساب ها را با سيستم حسابداري خود پيگيري مي کنيد؟
مديريت کار در حال انجام (WIP): چگونه اطمينان حاصل مي کنيد که تمام مشاغل فعلي شما فاکتور مي شوند؟ چگونه مشکلات را قبل از اتمام کار شناسايي و برطرف مي کنيد؟
مديريت فاکتور، پرداخت و تطبيق: چگونه پرداخت را از مشتريان صورتحساب و دريافت مي‌کنيد؟ چگونه داده هاي مالي را با سيستم حسابداري خود همگام مي کنيد؟
گزارش دهي: چگونه در مورد مشاغل گزارش مي دهيد و بينشي از سودآورترين و کم سودترين مشتريان خود بدست مي آوريد؟ چگونه بهره وري کارکنان را اندازه گيري مي کنيد؟ چگونه متوجه مي شويد که مشاغل شما با بودجه کار مي کنند؟
بدون ابزار مناسب، مديريت چرخه شغلي شما ممکن است طاقت فرسا به نظر برسد، اما با نرم افزار مديريت شغل، کار بسيار آسان تر مي شود.
نرم افزار مديريت شغل چيست؟
نرم افزار مديريت شغل به مجموعه اي از پلتفرم ها و راه حل هاي موجود اشاره مي کند که به منظور ارائه ابزارهايي براي مشاغل براي مديريت چند يا همه مراحل چرخه شغلي آنها طراحي شده است (همانطور که در بالا توضيح داده شد).
مزاياي کليدي نرم افزار مديريت شغل مبتني بر ابر
نرمافزار مديريت شغل به طور فزاينده‌اي در حال تبديل شدن به بخش اصلي پشته فناوري کسب‌وکار خدمات حرفه‌اي است – برخي از مزاياي متعدد آن عبارتند از:
سيستم هاي ساده و افزايش کارايي فرآيند
ضبط دقيق و در زمان واقعي داده ها
جريان يکپارچه داده ها در کل چرخه کار
بينش تجاري انتقادي در مورد تمام جنبه هاي شغل شما
همکاري آسان بين اعضاي تيم
انواع نرم افزارهاي مديريت مشاغل
انواع مختلفي از نرم افزارهاي مديريت شغل وجود دارد و راه حلي که انتخاب مي کنيد بستگي به نيازها و بودجه منحصر به فرد تيم شما دارد. تعريف چرخه شغلي به شما کمک مي کند تا درک بهتري از نيازهاي کسب و کار و الزامات مديريت شغل خود داشته باشيد.
با توجه به چشم انداز گسترده (و بالقوه گيج کننده) برنامه، ما پرکاربردترين راه حل هاي مديريت شغل را بررسي کرده ايم و پنج دسته اصلي را ايجاد کرده ايم که به شما در درک گزينه هاي خود و شناسايي نوع راه حل مناسب براي شما کمک مي کند:
برخي از راه حل هاي حسابداري (مانند Xero) داراي راه حل هاي اساسي مديريت شغل هستند که مستقيماً در برنامه قرار داده شده اند. اين راه حل ها راه خوبي براي شروع مشاغل کوچک است (معمولاً براي پنج کارمند يا کمتر مناسب است) ، اما با پيشرفت کسب و کار شما ، عملکرد محدودي را ارائه مي دهند.
متخصصان گردش کار: راه حل هاي اين دسته بر نوع خاصي از گردش کار متمرکز هستند که سازگاري با روش هاي ديگر کار دشوار است و بنابراين براي طيف محدودي از انواع مشاغل مناسب هستند. به عنوان مثال، تکنسين هاي خدمات ميداني براي اجراي تجارت خود به فناوري خاصي مانند رديابي جغرافيايي، صورتحساب و پرداخت در محل و گرفتن امضاي الکترونيکي نياز دارند.
متخصصان کارکرد: اين راه حل ها بر يک يا چند مرحله از چرخه مديريت شغل (به عنوان مثال، نقل قول، مديريت کار، يا رديابي زمان) تمرکز مي کنند. در حالي که آنها عملکردهاي عالي را در منطقه خود ارائه مي دهند، کسب و کارها بايد چندين محصول را ترکيب کنند تا تمام فعاليت هاي چرخه شغلي را پوشش دهند.
متخصصان صنعت: برخي از راه حل هاي مديريت شغل براي رفع نيازهاي يک صنعت خاص طراحي شده اند. اين راه‌حل‌ها معمولاً کل چرخه شغلي را پوشش مي‌دهند و ويژگي‌هاي اضافي خاص صنعت را ارائه مي‌دهند (مانند جستجوي تضاد منافع مشتري براي شيوه‌هاي قانوني). به دليل قيمت بالاتر، راه حل هاي خاص صنعت اغلب توسط مشاغل بزرگ و بالغ با نيازهاي بسيار خاص مورد توجه قرار مي گيرند.
سيستم هاي مديريت شغلي عمومي: راه حل هاي مديريت مشاغل به صورت انتهايي براي کل چرخه شغلي کارکردي را ارائه مي دهند و انعطاف پذير بوده و با انواع مشاغل متناسب است. راه حل هاي اين دسته از نظر عملکرد ويژگي و قيمت متفاوت هستند - ترفند انتخاب راه حلي است که تعادل مناسبي بين نيازها و بودجه برقرار مي کند.
منبع
تحول در صنعت موشن گرافيک | پلاسينگ پيشرو در نوآوري و خلاقيت